Comunicaciones

• Red de Datos Institucional
• Expander la cobertura WiFi hacia el nuevo edificio

¿Para mí que representa el CIT? un reto muy grande, todo lo que ustedes pueden ver y apreciar en las presentaciones anteriores es basado en la investigación y la docencia y nosotros como una unidad de tecnología estamos para apoyar a todas esas unidades, antes de entrar un poquito a lo que tenemos me gustaría darles unos números solo para que nos pongamos un poco en contexto de que retos nos estamos enfrentando hoy en día en cuanto a las comunicaciones y sistemas de información.

Hace 20 años nuestra conectividad de internet eran 3 megas dos años después crecimos a 6 megas, el día de hoy estamos cercanos a los 900 MB de conectividad de internet y esto sigue creciendo, es la forma nativa natural de podernos comunicarnos entre nosotros, al día de hoy estamos manejando 2,300 dispositivos conectados concurrentemente en el campus central, revisando una presentación de hace dos años estábamos en 2,000 dispositivos, nos está dando un promedio de 1.8 dispositivos por persona en el campus, este es el promedio que estamos manejando hasta hoy y estamos transmitiendo información desde y hacia el internet de 1.4 terabits de información, esto son 300,000 canciones aproximadamente al día, esos son datos de este semestre y eso es que el segundo semestre es un poquito más bajo que representa los números que conocemos, esto es a lo que nos estamos enfrentando al día de hoy.

Con un nuevo edificio, con nuevos laboratorios, con más tecnología, estos retos son más grandes. La red de datos institucional para el nuevo edificio tiene que cubrir los 11 niveles con todos los sistemas que puedan digamos ser soportados con esa red institucional, vamos a estar conectados con fibra óptica a una velocidad de 10 GB, probablemente para los siguientes cinco años si ese crecimiento lo demanda con algunos pocos cambios podemos crecer a 40 GB de conectividad hacia nuestro centro de datos. En la última revisión de planos que tenemos ahora, vamos a tener que hacer 1,059 puntos de red y además la red de datos se ha convertido también en uno de los principales distribuidores eléctricos, para cámaras, control de accesos, los Access Point y si lo quisiéramos en un futuro hasta la iluminación, se convierte en una infraestructura bastante poderosa.

Ahora los diseños iniciales están para el tema de internet inalámbrico, comenzar con un promedio de dos dispositivos por persona, sabemos que a su capacidad completa podemos tener 2,000 estudiantes en las aulas, eso representa 4,000 dispositivos adicionales máximos que pudieran estar adicionándose ahora a nuestra red institucional, para esto hemos creado una alianza con Cisco-Meraki nos han acompañado los últimos cinco años en este reto y para el nuevo edificio el diseño nos lleva a 98 equipos de distribución inalámbrica, para ponerlo también en contexto, en todo el campus tenemos 107, es un incremento casi del 100% de equipamiento inalámbrico y obviamente detrás de eso también tendremos que crecer en el ancho de banda y eso va continuar.

Términos nuevos como el internet de las cosas, machine learning, la nube, todo eso siempre va ir requiriendo más acceso, más velocidad de lo que tenemos actualmente.

Aquí ven parte de los estudios, le llamamos estudios de calor y son en algún momento las coberturas que podemos tener, si se dan cuenta este es el primer nivel, acá tenemos 16 Access Point y así nos vamos en cada uno de los niveles para poderles dar toda esa cobertura nueva al edificio, en el nivel dos, 14 Access Point, en el número tres 15 y así vamos a seguir creciendo.

¿Retos nuevos?, cada uno de los laboratorios que han mencionado anteriormente y en las presentaciones que me precedieron representan también nuevo equipamiento y nuevas demandas. Carlos Esquit me comentaba meses atrás que en sus laboratorios son 80 máquinas, vamos a comenzar con la mitad de ellos y con requerimientos bastante fuertes, no solo en conectividad, más, memoria, más almacenamiento y procesamiento para poder correr algunas de esas aplicaciones. Como mencionaban también todo lo que es de música ahora, el cableado de ese laboratorio ahora es un cableado de red, ahí se conjuga todo lo que es audio, video, todo lo que son audiovisuales se convierten ahora en un tema de ese tipo de cableado, entonces esos son los retos que nos estamos enfrentando para lo que es el CIT y eso es una parte de las comunicaciones con el CIT.

El siguiente reto son los sistemas de información y cómo ellos va a apoyar a todos nuestros procesos administrativos, estamos pensando en un crecimiento en general en estudiantes y entonces hicimos una evaluación con el apoyo de Floridalma y nos hemos enfocado principalmente en tres líneas de acción, una de ellas es que tenemos un reto importante para la modificación de los espacios y horarios, y se decidió meses atrás apoyarnos con una herramienta que se llama “You Plan”, es una herramienta que recibe toda la información de nuestro registro académico, de los estudiantes, como está su malla curricular, la disponibilidad de nuestros catedráticos y nos ayuda en la generación automática de un horario pudiendo utilizar tanto los horarios de estudiantes, los horarios de catedráticos y el uso de espacios.

Estefanía ha hecho un enorme trabajo al poder combinar toda esta información y generar un calendario académico, estamos todavía como parte del proyecto, ahora hemos enviado la primera carga de información para empezar a evaluar todo este sistema y los resultados que nos pueda presentar ante ellos, yo me disculpo porque probablemente en algunas ocasiones estas personas nos van a acompañar también aquí van a explicar un poquito más de este tema, pero me gusta hacerles ver en lo que estamos trabajando y en la parte de sistemas apoyando a los procesos administrativos.

También hemos trabajado mucho los últimos años en una herramienta que se llama Evolution, que es un software especializado para el manejo de capital humano, Claudia Veliz y Giovanni Guzmán nos han acompañado en esta implementación, una de las más fuertes que hemos vivido, ya que cuando hablamos de personas o colaboradores resulta que eso nos representó a nosotros ir a 17 sistemas de información diferentes a integrarlos con esta nueva herramienta, así de fuerte ha sido. Para la parte pública, para la parte que ustedes ven algo que se ha trabajado mucho es el portal de auto-servicios, ustedes pueden ingresar a la plataforma y hacer diferentes solicitudes, de vacaciones, de constancia, de fondo de emergencia, ingresos eventuales, permisos sin goce de sueldo, solicitud de retiro, todo para que de alguna forma vayamos a una cultura de paper less, esto nos ayuda mucho, creo yo que hemos bajado mucho esa actividad que se tenía antes en Gestión de Talento Humano y obviamente lo que representaba a nosotros como colaboradores, llenar una solicitud en papel, llevarla, tener controles anuales también, en el caso de las vacaciones y ha sido todo un reto, un reto muy grande pero muy satisfactorio hasta donde lo hemos llevado. Esta es la herramienta, principalmente estas solicitudes han sido a través de implementaciones de flujos, trabajo en el cual ustedes ingresan esta solicitud y les llega a los personeros de Gestión de Talento Humano que corresponda para que autorice estas acciones.

De último, bueno, acabamos de lanzar al inicio de este ciclo la integración del software del Registro Académico con Evolution, eso quiere decir que todos los nombramientos que hacen la mayoría de ustedes como Directores de carrera, se convierten en contrataciones automáticamente en el sistema, esto no ocurría antes, todo era de forma manual, ahora para todas las personas que están en relación de dependencia se genera automáticamente esa planilla de pago y estamos trabajando actualmente para que todas aquellas personas que estén contratadas en servicios profesionales y emitan una factura también se pueda generar de forma automatizada sobre esta herramienta su pago, hay un especial reto en esta parte ya que hay que llevar un control de facturas, todas las facturas que hemos recibido para poder pagar, hay algunas personas que no presentan sus facturas mes con mes y entonces debemos de llevar un control adicional de cuanto se le tiene pendiente de pago, eso es en lo que vamos a estar trabajando el resto del año, con tal de que en algún momento todas las personas puedan consultar en esta herramienta, cuánto gana, cuantos cursos tienen asignados. Lo más interesante es el poder tener todas las contrataciones de este semestre que es mucha de la reporteria que ya sale de forma unificada, parte de los informes para la acreditación de HCERES ya ha salido de esa herramienta y gracias al apoyo de esa actualización de información que tanto Gestión del Talento Humano ha realizado, como todas las campañas en las cuales ustedes ha participado generando y actualizando esa información.

Aquí voy a hablar un poco del trabajo que han estado realizando Mónica, Andrea Dopazo e Iveth que lograron que en algún momento se construyera un nuevo proyecto para la universidad que es el CRM, que es un sistema para el manejo de relaciones con clientes, o, en este caso nuestros clientes son principalmente los estudiantes, pero no son los únicos y lo que queremos reforzar es, si queremos llenar ese nuevo edificio con nuevos estudiantes tenemos un reto importante para conseguir esos nuevos estudiantes, actualmente el proceso de mercadeo ha estado un poquito separado de todos los sistemas de información del Registro Académico y esta plataforma viene a ayudarnos en poder convertir a todos esos los prospectos en estudiantes admitidos.

Estamos por iniciar ese proyecto, nos ha llevado un poquito más de seis meses aterrizar el proyecto, la contratación, la revisión del software y nos estamos apoyando en una herramienta de hora, una herramienta de primer nivel.

Lo que ven ustedes de verde es lo que representa ahora la primera etapa de esa implementación, las campañas de mercadeo, las generaciones de prospectos, las admisiones con su solicitud y la solicitud de ayudas financieras que es un elemento importante en la captación de estos nuevos estudiantes hasta llegar al momento de las inscripciones, todo esto combinando información que genera propiamente el CRM con nuestro sistema de Registro Académico y con el sistema financiero de la institución. El proyecto no para allí, va seguir en futuras etapas, también tenemos que ver todo el ciclo completo, la creación de los programas, la retención de los estudiantes, la graduación, los graduados, los ex alumnos y los donantes, es un proyecto que abarca diferentes etapas y también se decidió agregarle un más, un plus a este proyecto porque ahora esta primera etapa, se pretende que ustedes como usuarios de esta herramienta tengan una vista mayor de datos o de información del estudiante que le llamamos la vista 360, el modelo único del cliente, creo que la última vez que revisé las solicitudes eran alrededor de 350 datos de información que les interesan a diferentes áreas de la institución, información familiar, económica, intereses, su vida dentro de la institución, su rendimiento académico, la UVE, que genera mucha información. Hemos decidido que el CRM va ser la cara que va dar a todos ustedes esa información. Entonces esos son los retos que tenemos planteados al día de hoy, este proyecto está estimado para una duración de nueve meses en su primera etapa y esperamos ahora en el mes de septiembre poder terminar.

Por ultimo Cynthia me pidió que agregara un tema acerca de herramientas a las que tenemos acceso al ser una institución educativa. Microsoft nos ha apoyado mucho durante los últimos años, creo que el programa que más se ha conocido es el poder instalar de forma gratuita lo que es la herramienta del office, ahora el Office 365, comenzamos con cinco dispositivos que pudiéramos hacer instalaciones luego Microsoft lo incremento a 10 dispositivos y al día de hoy ustedes tienen la oportunidad de instalar office en 15 dispositivos, cinco computadoras, cinco tablets y cinco dispositivos móviles, actualmente este es un beneficio que tienen tanto los catedráticos como nuestros los estudiantes y prontamente lo vamos a hacer extensivo a todos los colaboradores de la institución, entonces tendríamos un nuevo plus. Otro de los programas que nos ha apoyado Microsoft es podernos brindar herramientas de esta casa principalmente para aquellas personas que hacen desarrollo de software, era un proyecto que se llamaba “Imagine” que nos daba acceso a otras herramientas, había una herramienta para matemática, nos daba acceso también para los servidores más orientados para la gente de computación, para aquellos que están en Maestría también nos ofrece un complemento del Office como “Visual y Project” y Microsoft transformó ese programa en “Azure Dev Tools”. Azure Dev Tools es una herramienta una Suite que en primer lugar está en la nube y pone a disposición de los estudiantes todos aquellos recursos que los estudiantes pueden utilizar en la nube y no solo a los estudiantes sino los catedráticos, los investigadores, ya tengo un par de años de escuchar a la gente de Maestrías estar solicitando “Power BI” que es una herramienta de reporteria de datos y análisis, esto lo tenemos de forma gratuita. Además, hay otro tipo de situaciones, si yo quiero una computadora o si quiero de alguna forma un servidor que trabaje en la nube también puedo utilizar estas herramientas de Microsoft, no es necesario tener que comprar un servidor porque tenemos acceso a ello, obviamente esto tiene un costo, pero nuestros estudiantes tienen acceso a $100.00 de crédito para poder probar estas nuevas tecnologías.

Temas interesantes tal vez para la Academia, en ausencia es algunas herramientas que podemos tener, simulaciones, Machine Learning que es otra tendencia a nivel mundial para aprendizaje de ciertos procesos de forma automatizada, también para poder hacer simulaciones que requieren en algún momento una gran cantidad de computo, tenemos acceso digamos a conocer estas herramientas a través de ese crédito que nos ofrece Microsoft de $100.00 de forma mensual, de hecho nosotros en el centro de datos ya tenemos aproximadamente año y medio de haber iniciado el proceso de migración de todos nuestros servidores hacia la nube, ya estábamos llegando alrededor de 110 servidores en el centro de datos, es increíble, y ahora solo tenemos 60 y vamos para abajo, todo lo estamos pasando a la nube.

Entonces son estos de los temas de las nuevas herramientas que están a la disposición de estudiantes, de investigadores y de catedráticos que nos pueden ayudar a conseguir esos retos que tiene cada uno, eso es todo, muchas gracias.